北京建筑大学教学档案管理细则
教字〔2016〕42号
根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校教学文件材料归档范围》等法律法规和《北京建筑大学本科生档案管理办法》，结合我校实际情况制订本管理细则。
一、教学档案管理基本原则
（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体材料均属教学档案。
（二）教学档案工作是搞好教学的重要基础工作之一。教学档案是衡量教学管理水平和教育质量及教学水平、文化科技水平的重要标志之一，是我校档案的主体、核心和重点。教学管理部门和院（部）应明确一位负责人分管档案工作，并配备相应兼职档案员。
（三）实行教学文件材料形成部门立卷的归档制度。相关教学管理部门和学部（学院、部）的兼职档案员、教学秘书，将本单位形成积累的教学文件材料整理后按期移交档案馆。
（四）教学档案实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
（五）教学档案管理实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与本校档案馆出具归档证明同步。
二、教学档案归档范围
（一）从本校和国家教育事业的延续、发展与提高角度出发，对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的材料。
（二）在教学管理和德、智、体教学实践各个环节活动过程中形成的，不同载体的文件材料（纸质档案材料和电子档案材料同步归档）。
归档的范围包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作等方面（境外留学生材料归入外事类档案）。
三、教学档案归档要求与立卷方法
（一）形成与积累
1.新学年开始后，相关教学管理部门、院（部）的兼职档案员、教学秘书应自觉地做好教学文件材料的形成积累工作，并定期进行整理。
2.相关教学管理部门应向院（部）发放各种统一的教学文件材料表格，以达到归档材料规范化。
3.归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字盖章手续完备。
（二）整理组卷
根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同特征的文件材料组成一卷，同一特征的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页，也可根据文件材料的内在联系，对问题单一、文件较少者，按不同内容分别组成薄卷。
（三）归档验收
1.由归档人员填写归档说明书。
2.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，排列、书写是否符合要求、标题是否确切。凡不符合要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
3.移交时填写移交目录。移交目录一式二份，双方各执一份。
4.教学综合管理文件材料于次学年度 6月底前归档。其它各类文件材料均在学生毕业次学年度的寒假前一次归档。
（四）档案录入
档案材料要做好数字化处理工作，相关信息要录入到“数字档案馆”中的档案管理信息系统。有条件的单位要对形成的档案做数字化处理后转入档案管理信息系统。具体录入原则按档案馆的要求办理。
四、教学档案的管理
（一）校档案馆负责对教学档案的接收、分类、整理、录入审核、登记和提供利用。
（二）保管期限和保密期限已满的教学档案由校档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。
（三）教学档案保管期限分为永久、长期和短期。短期档案不进入档案馆，由各单位自行保管。
凡反映学校重要教学活动和基本历史面貌，对本校、国家建设，历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管，保管期限为50年以上；凡反映学校教学活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的档案列为长期保管，保管期限为16年—50年；凡在较短时期内对学校工作有查考价值的列为短期保管，保管期限为15年以下。
（四）教学档案的补充和修改。
1.教学管理部门和院（部）随时将补充收集到的教学文件材料整理后向校档案馆补充归档。
2.凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。
五、教学档案查（借）阅制度
1.只有持合法证明的单位或持合法身份证明的个人可以查阅档案。
单位查阅。查阅人须出具本人有效身份证件和本单位领导签字并加盖单位公章的介绍信，且在介绍信中说明需查（借）阅的档案内容、利用目的等。
个人查阅。查阅人须出具本人有效身份证件 ,并填写相关的查阅信息。代替别人查阅档案时，除了提供本人有效身份证件外，还要提供被查阅人的授权委托书及相关信息材料。
2.档案一般不外借，如必须借出使用时，须经档案馆馆长同意。一般档案借阅时间不超过一周，重要档案当日归还，节假日期间档案应送回档案馆保管。不能按时归还者应说明原因 ,并办理续借手续。
3.查（借）阅者应承担所查（借）阅档案材料的安全、保密责任。不得翻阅与查阅内容无关的任何档案材料；不得在档案材料上圈划、涂改、写眉批、折叠等造成污损；更不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案材料；未经同意不得私自翻印、转借档案材料；不得泄露或擅自向外公布档案内容。违反规定要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。
4.查（借）阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查（借）阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销。
5.涉密档案的查（借）阅、利用、复制等，应严格按学校保密办的规章制度执行，坚决杜绝失密、泄密现象发生。
6.教学档案不接受电话查阅，可以来函或传真说明查阅内容，办理相关手续，档案工作人员代为查阅并及时反馈信息。
六、教学档案工作岗位责任制
（一）教学管理部门和学部（学院、部）领导的职责
1.制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，将立卷归档工作作为年终考核内容之一。
2.加强与学校档案馆联系，共同做好档案业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。
3.增强归档意识，对本部门管理干部、兼职档案员或教学秘书提出具体要求，并帮助他们解决工作中出现的实际问题。
（二）各部门兼职档案员职责
1.贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策以及学校档案工作的规章制度。
2.做好本单位教学文件材料的形成积累工作。
3.将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并将具有保存价值的重要材料及时向学校档案馆移交。
4.做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
5.按档案管理的要求将档案信息录入到档案管理信息系统中。
（三）档案馆工作人员职责
1.根据国家有关档案工作的方针政策和法律法规，制定本校教学档案工作规章制度并组织实施。
2.按工作规范做好教学档案的收集、整理、审核、编目、统计、计算机录入等工作。
3.定期对立卷单位的兼职档案员进行业务培训。
4.检查、督促、指导立卷人员做好教学档案材料的形成、积累、分类和归档工作。
5.努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用。
6.积极开展教学档案理论研究，做好编研工作，不断提高工作质量。
7.做好档案保护、保密工作，确保档案材料的完整、安全。
本细则自发布之日起执行，由教务处负责解释。